че решать то - первую встречу устройте в эти выходные, у арены, к примеру... кто сможет приехать - приедет... познакомитесь, обговорите все...распределите, если вдруг какие обязанности возникнут...кто чем сможет...
а там уже будете решать, что и как дальше...
поездка с ночевкой авто в этом году - маловероятна... холодно становится...
имхо.